“Houston, wir haben ein Problem!” Dieser Funkspruch hat sich in das kollektive Gedächtnis der Menschheit eingebrannt und fast jeder von uns weiß, in welchem Zusammenhang dieser Hilferuf erfolgte. Und zum Glück konnten sich die Astronauten auf ein eingespieltes Team von Ingenieuren und auf gut abgestimmte Strukturen bei der NASA verlassen. Es wurden eilig Lösungen gesucht und dank einer gewaltigen Teamanstrengung auch gefunden, so daß die mutigen Piloten der Apollo Mission heil wieder nach Hause kommen konnten.

Doch was haben wir auf diesem und ähnlichen Vorfällen gelernt? Haben beispielsweise Unternehmen für sich relevante Erkenntnise abgeleitet und daraus ebenso verlässliche Strukturen und Mitarbeiterteams geschaffen, um überraschenden Situation in Ihren Geschäftsfeldern zu begegnen?

Gerne wollen wir das an einem allgemeinen Beispiel aufzeigen, wie denkbare Wege und Schnittstellen in einem Unternehmen aussehen könnten, um eben diesen oben beschreibenen Überraschungen gegebnübertreten zu können.

Übrigens nennen wir den überraschenden, komplexen und weniger beherrschbaren Bereich des Geschäftslebens die VUCA Welt; diese ist geprägt von schnellen schwerwiegenden Veränderungen (volatility), einem großen Maß an Unsicherheit (uncertainty), kaum zu begreifender Komplexität (complexity) und einer nicht mehr zu verstehenden Mehrdeutigkeit (ambiguity).

Was geschieht also in einem Unternehmen, wenn Probleme oder Fragestellungen aus der VUCA Welt auftreten? Wem wird diese Aufgabe übergeben? Wer soll sich darum kümmern und wirksame Lösungen umsetzen?

1. Das Unternehmen oder die Organisation erkennt eine VUCA Problem- oder Fragestellunge bzw. diese bildet sich allmählich heraus oder deren Auftreten wird immer wahrscheinlicher.

2. Die VUCA Problem- oder Fragestellung tritt offensichtlich an die Oberfläche und erreicht das Unternehmen bzw. die Organisation. Dank bestehender Strukturen durch das OPEX Framework kann diese unmittelbar eingesteuert werden und die zuständigen Stellen bzw. Strukturen innerhalb des Unetrnehmens können mit der Bearbeitung beginnen.

3. Zuerst wird der OPEX Champion über die Problem oder Aufgabenstellung informiert. Dieser ist innerhalb der Unternehmenshierarchie weit oben angesiedelt und berichtet in der Regel direkt der Geschäftsführung oder der Unternehmensleitung. Der OPEX Champion koordiniert sämtliche Bemühungen und VUCA Sonderprojekte und leitet diese an die entsprechenden Stellen zur weiteren Bearbeitung.

4. Sofern vorhanden bewertet ein interdisziplinäres OPEX Team die Problem- oder Fragestellung und stößt auf Grundlage der vorhandenen Informationen ggf. ein KVP Projekt an. Dieses wird vom zuständigen KVP Moderator zur weiteren Bearbeitung übernommen.

5. Das KVP Team bearbeitet die übergebene Problem- oder Fragestellung mit klassischen aber auch moderenen Denkwerkzeugen und KVP Methoden. Die erarbeiteten Konzepte und Lösungsansätze werden dem OPEX Team und dem OPEX Champion vorgestellt. Dieser entscheidet über die Realisierung eines VUCA Sonderprojekts und beauftragt einen verfügbaren OPEX Projektmanager.

6. Das VUCA Sonderprojekt wird vom OPEX Projektmanager nach den Regeln der Projektrealisierung umgesetzt und bearbeitet die vereinbarten KVP Konzepte oder Lösungsansätze im Rahmen eines VUCA Sonderprojekts.

7. Nach Projetabschluss unterrichtet der OPEX Projektmanager den OPEX Champion über die Resultate und die tatsächlich wirksamen Lösungsanstrengungen im Rahmen der Projektumsetzung und -realisierung.

8. Die aus dem VUCA Sonderprojekt gelernten Mechanismen werden dem gesamten Unernehmen bzw. der Organisation bekannt gemacht und im Rahmen des etablierten Lessons Learned Prozesses auf alle in Frage kommenden Bereiche ausgeweitet.